Varuste- ja seura-asuyhteistyösopimuksen kilpailutuksen brief

Kartoitamme yhteistyökumppania varuste- ja seura-asujen osalta ajanjaksolle 1.9.2024 – 30.4.2027. Kumppanuuden piiriin kuuluvat seuraavat rekisteröidyt yhdistykset:

• Uudenmaan jääurheilun tuki ry, Y-tunnus 3345968-6 (peli- ja brändinimi on Warriors)
• Hunters Juniors ry, Y-tunnus 1103872-5
• Sipoon Wolf ry, Y-tunnus 0131050-2
• Sipoon edustusurheilu ry, Y-tunnus 3072998-6

Yhdistysten pääasiallisena toimintana on juniorijääkiekko, aikuisjääkiekko ja junioriringette. Yhdistyksissä on harrastajia ja toimihenkilöitä yhteensä n. 950 henkilöä.

Yhteistyösopimuksen piiriin eivät kuulu peliasut tällä sopimuskaudella (sisältäen pelipaidat ja pelisukat).

Toivomme yhteistyöesityksenne sisältävän vähintään seuraavat asiat:

• Yhteistyökumppanin palvelumalli ja yhteyshenkilö
• Luistelu-, kiekko-, ja ringettekoulujen huomioiminen sopimusvuosittain
• Joukkueiden toimihenkilöiden ja seuratyöntekijöiden (mm. valmennus- ja junioripäälliköt, maalivahtivalmentajat) seura-asusteiden huomioiminen sopimusvuosittain
• Harrastajien aktivointi ja osallistaminen mm. erilaisin tapahtumin (mm. varuste-esittelyt ja -infot)
• Yhteistyökumppanin osallistuminen yhdistysten tapahtumiin (mm. päättäjäiset, turnaukset)
• Seura-asujen ja varusteiden hankintahintojen kilpailukyky perheille ja/tai ostajille
• Sopimuksen taloudellinen tuki yhdistyksille (esim. markkinointituki, ostohyvitys)

Koska yhdistysten harrastajien lukumäärässä korostuvat lapset ja nuoret, yhteistyösopimus ei voi olla jääkiekko- ja ringettevarusteiden osalta lasten ja nuorten vanhempia sitova yhteen ostopaikkaan tai varustemerkkiin. Yhteistyökumppanin oma aktiivisuus ja aloitteellisuus kuitenkin edistää myös perheiden ja pelaajien varustehankintojen keskittymistä seura-asujen lisäksi.

Varusteverkkokauppa/-verkkokaupat:

Hunters Juniors ry:llä on ollut oma varusteverkkokauppa syksystä 2019 alkaen. Se tarjoaa monipuolisen valikoiman valittuja seura-asuja ja -tuotteita. Verkkokauppa on koettu hyväksi tavaksi hankkia seura-asuja ja -tuotteita joukkueiden tekemien yhteistilausten, kuten joukkueiden tuulipuvut, ulkopuolelta. Seuran nykyinen varustetoimittaja on saanut tilaukset suoraan niille osoitettuun sähöpostiosoitteeseen tilauksen vahvistamisen ja maksun yhteydessä, jonka jälkeen muutaman viikon sisällä (keskimäärin 2 viikkoa) on tuotteet toimitettu kootusti tilauksittain pakattuna tilaajille noudettavaksi Porvoon jäähallille seuran varastoon. Tuotteiden maksaminen tapahtuu tilauksen yhteydessä suoraan verkkokaupassa, toimittaja laskuttaa verkkokaupan tilaukset seuralta parhaalla katsomallaan syklillä, esim. kuukausittain.

Tätä mallia tullaan laajentamaan Warriorsille (Uudenmaan jääurheilun tuki ry), jolle ollaan parhaillaan rakentamassa uutta verkkokauppaa osaksi seuran verkkosivustoa osoitteeseen https://www.warriorsjuniors.fi/. Sipoon Wolf ry:llä on oma Myclubin tarjoama verkkokauppa.

Toivomme tulevan varustekumppanimme kykenevän operoimaan seurojen verkkokauppamallien mukaisesti ja järjestämään toimituksen jatkossa Sipooseen ja Porvooseen edellä kuvatulla tavalla.

Määrättyjen tuotteiden hinnasto kilpailutukseen:

Toivomme tarjoukseenne listattavan kiinteät hinnat seuraaville suosituimmille seura-asutuotteille, jotta voimme vertailla eri tarjousten sisältöä tasapuolisesti:

• tuulipuku: housut ja takki (JR & SR koot)
• toppatakki/kevyttoppatakki (JR & SR koot)
• huppari/tekninen huppari vetskarilla tai ilman (JR & SR koot)
• tekninen kesäsetti: shortsit ja t-paita (JR & SR koot)

Toivomme tarjottavista tuotteista mallinimet, kuvat ja hinnat osana tarjousta.

Reklamaatiokäsittely ja toimintamalli:

Tarjoukseenne toivomme avoimen kuvauksen reklamaatiokäsittelystänne, jossa otetaan kantaa seuraaviin kohtiin:

• reklamoitavien tuotteiden nouto, korjaus, palautus ja uusien tuotteiden toimitus tilaajalle
• reklamaatiokäsittelyn kesto keskimäärin ilmoituksesta uuden tai korjatun tuotteen toimittamiseen (viikkotason määritelmä riittää)
• muut mahdolliset reklamaatioihin liittyvät käytänteet tai huomioon otettavat asiat

Kuinka kilpailutus etenee:

Yhteistyöehdotuksen voivat lähettää kaikki halukkaat kumppaniehdokkaat. Yhteistyöehdotuksesta on käytävä ilmi kaikkien kumppaniehdokkaiden tiedot (jos kyseessä on ns. kolmikantamalli).

Odotamme kirjallisia mutta vapaamuotoisia yhteistyöesityksiä 15.11.2023 mennessä. Yhteistyöesitykset tulee lähettää seuraaviin sähköpostiosoitteisiin samanaikaisesti:

• info@warriorsjuniors.fi
• toimisto@sipoonwolf.fi
• info@hunters.fi

Tämän jälkeen saapuneita esityksiä ei oteta käsittelyyn.

Käsittelemme marraskuun 2023 aikana määräaikaan mennessä saapuneet yhteistyöesitykset. Kutsumme tämän jälkeen kaksi (2) valitsemaamme kumppaniehdokasta tapaamiseen ja tarkempiin yhteistyökeskusteluihin marraskuun 2023 - tammikuun 2024 aikana.

Päätöksen yhteistyökumppanista teemme viimeistään viikolla 6/2024, ja infoamme voittanutta kumppaniehdokasta välittömästi.

Voittaneen yhteistyökumppanin kanssa suunnitellaan yhdessä helmi-maaliskuussa 2024 sopimuksen julkaisu, sopimuksen sisällön implementointi, ja siihen liittyvät vaiheet sekä aikataulu.

Olemme kiitollisia etukäteen kaikista saamistamme yhteistyöesityksistänne!

Hunters Juniors ry ja Uudenmaan jääurheilun tuki ry puolesta,

Juha Aaltonen, puheenjohtaja

juha.aaltonen@sff.fi

p. 040 - 558 0609

Sipoon Wolf ry puolesta,

Sanna Välimäki, puheenjohtaja

sanna.valimaki@sipoonwolf.fi

p. 050-325 6966